سازمانهای یادکیرنده چه نوع سازمانهایی هستند؟

 

 

ويژگيهاي سازمانهاي يادگيرنده

                                                   محبوبه موسوي[1]

 

• ·        چكيده

ايجاد و حفظ مزيت رقابتي براي سازمانها در قرن بيست و يكم، مستلزم شناخت تغييرات تاثيرگذار بر سازمان، چابكي و انعطاف در مواجهه با تغييرات و افزايش قابليت ها در ارتباط با تقاضاهاي متنوع مراجعان است و تنها سازمانهاي يادگيرنده اين گونه اند.

سازمانها به منظور يادگيرنده شدن، فرايند چهار مرحله اي شناسايي و خلق اطلاعات، تعبير و تفسير و تبادل اطلاعات، كاربرد عملي اطلاعات/ توليد و نهادينه كردن دانش را به كار مي گيرند و اجراي چنين فرايندي نيازمند بستر مناسب سازماني است. سازمانهايي كه ويژگيهاي خاصي را در رهبري، نيروي انساني، طرح سازماني، فرهنگ و ماموريت و استراتژي خود ايجاد مي كنند، زمينه را براي يادگيرنده شدن فراهم مي سازند.

 

• ·        مقدمه

يادگيري به معناي تقويت توانايي به كمك تجربه اي است كه از پيگيري امور بدست مي آيد. يادگيري هميشه در طي زمان و در مسير زندگي واقعي روي مي دهد. كنترل اين نوع يادگيري بسيار دشوار است. اما دانشي پايدار توليد مي كند و به فرد يادگيرنده اين توانايي را مي دهد كه هنگام برخورد با موقعيتهاي مختلف، رفتاري اثربخش داشته باشد.[2]

سازمان‌هاي يادگيرنده پديده‌اي هستند كه با شروع دهه 90 ميلادي مطرح شدند. علت پديدار شدن چنين سازمان‌هايي، شرايط، نظريه‌ها و تغيير و تحول در محيط‌هاي سازماني قبل از دهه مذكور بوده است به گونه‌اي كه تمام سازمان‌ها تلاش گسترده‌اي را براي بقاي خود آغاز كرده بودند و براي آنكه بتوانند خود را در محيط پرتلاطم اطراف خود حفظ كنند، مي‌بايست از قالب‌هاي غيرپويا خارج و به سمت سازمان يادگيرنده متحول شوند. يعني در ساختار و اساس خود تغييرات عميقي ايجاد كنند.

   سازمان‌ها قبلاً در محيطي پايدار به سر مي‌بردند و وقايع آينده تقريباً قابل پيش‌بيني بودند، به طوري كه مديران مي‌توانستند در شرايط مطمئن برنامه‌ريزي كنند. اما امروز محيط به شدت در حال تغيير است و تغييرات تكنولوژيك، اقتصادي، فرهنگي و سياسي به سرعت سازمان را تحت تأثير قرار مي‌دهند.

 

صاحبنظران‌ براي‌ مفهوم‌ سازمان‌ يادگيرنده‌ تعاريف‌ متعددي‌ ارائه ‌كرده‌اند:

به‌ نظر «داجسون» سازمان‌ يادگيرنده‌ سازماني‌ است‌ كه‌ با ايجادساختارها و استراتژي‌ها به‌ ارتقاي‌ يادگيري‌ سازماني‌ كمك‌ مي‌كند.

از نظر «گاروين» سازمان يادگيرنده سازماني‌ است‌ كه‌ داراي‌ مهارت و توانايي‌ ايجاد، كسب‌ و انتقال‌ دانش‌ است‌ و رفتار خودش‌ را طوري‌ تعديل‌ مي‌كند كه‌ منعكس‌ كننده ‌دانش‌ و ديدگاههاي‌ جديد باشد.

«مايكل‌ جي‌. ماركوارت» در كتاب‌ ارزنده‌ خود تحت‌ عنوان‌ «ساختن‌ سازمان‌ يادگيرنده‌»، تعريف‌ نسبتاً جامعي‌ ارائه‌ كرده‌ است‌: در تعريف‌ سيستماتيك‌، يك‌ سازمان‌ يادگيرنده‌ سازماني‌ است‌ كه‌ باقدرت‌ و به‌ صورت‌ جمعي‌ ياد مي‌گيرد و دائماً خودش‌ را به‌ نحوي‌ تغيير مي‌دهدكه‌ بتواند با هدف‌ موفقيت‌ مجموعه‌ سازماني‌ به‌ نحو بهتري‌ اطلاعات‌ را جمع‌آوري‌، مديريت‌ و استفاده‌ كند.

« سنگه »  معتقد است سازمان يادگيرنده، به گروهي گفته مي شود كه به طور مستمر در پي افزايش قابليتهاي خود براي خلق چيزهايي است كه مي خواهد ايجاد كند.

 

تفاوت بسیاری میان سازمان‌های امروزی و گذشته وجود دارد و در این ارتباط « چارلز هندی » از صاحب‌نظران رشته مدیریت می‌گوید: «مدیران امروز با سازمان‌هایی سر و کار دارند که شباهتی به سازمان‌های گذشته ندارند». یکی از ویژگی‌های اساسی سازمان‌های جدید، شکل‌گیری آنها بر مبنای یادگیری است. بنابراین مدیران و کارکنان، همواره در حال یادگیری بوده و مهارت‌های جدید کسب می‌کنند چرا که قدرت هر سازمان متناسب با میزان آموزش دائمی مدیران و کارکنان آن است. سازمان‌ها قبلاً در محیطی پایدار به سر می‌بردند و وقایع آینده تقریباً قابل پیش‌بینی بودند، به طوری که مدیران می‌توانستند در شرایط مطمئن برنامه‌ریزی کنند. اما امروز محیط به شدت در حال تغییر است و تغییرات تکنولوژیک، اقتصادی، فرهنگی و سیاسی به سرعت سازمان را تحت تأثیر قرار می‌دهند. سازمان جهت بقا، نیازمند تطبیق خود با دگرگونی های محیطی است و جهت تطبیق ، باید همواره در خود تغییرات مطلوب را ایجاد کند تا بتواند کارآمدی خود را در جهت تحقق اهداف برآورده سازد و این امر میسر نمی گردد، مگر با افزایش یادگیری.[3]

 

• ·        شرط لازم در شكل‌گيري سازمان‌هاي يادگيرنده

در اين حالت، مديران نياز دارند كه براي حفظ بقا، سازمان‌ها را با اين دگرگوني‌ها هماهنگ سازند و براي دستيابي به اين امر، بايد به يادگيري به عنوان پديده‌اي ارزشمند بنگرند و بدينوسيله همواره خود را آماده پذيرش تغييرات كنند و كاركنان سازمان را نيز با دگرگوني‌ها همراه سازند. وقتي مديران باور داشتند كه تغييرات در سازمان ضروري است، مي‌توانند مديريت تغيير را در سازمان خود بر عهده گيرند. در مديريت تغيير لازم است:

- حالت مطلوب سازماني براي مديران شناخته شده باشد.

- وضعيت موجود سازمان توصيف گردد.

- شكاف وضع موجود و وضع مطلوب براي مديران مشخص باشد.

 يادگيري سازماني زماني اتفاق مي افتد كه موجب تغيير عقايد و ديدگاههاي موجود شده و ديدگاه جديدي را خلق كند و از طريق ارتباط و تعامل به تمام سطوح سازماني منتقل شود. اين انتقال ازطريق مشاركت بهتر صورت مي گيرد. از نظر « پيتر سنگه » روشهاي يادگيري در سازمان يادگيرنده عبارتند از: مهارت فردي، يادگيری تيمي، تفكر سيستمي، بصيرت مشترك، و مدلهای ذهني.

 

• ·        ويژگي‌هاي سازمان‌هاي يادگيرنده

در سازمان‌هاي يادگيرنده، تمامي اجزا به هم ربط و پيوندي عميق دارند، به طوري كه «پيتر دراكر» اين گونه سازمان‌ها را به اركستري تشبيه مي‌كند كه هر كس ساز خود را مي‌زند، اما نكته مهم اين است كه تمامي نوازندگان عميقاً تابع و مرتبط با رهبر اركستر هستند و نتيجه كار، يك آهنگ موزون است.

   طبيعت سازمان‌هاي يادگيرنده امروزي نيز چنين است كه با پرسنل گسترده و با فرهنگ‌هاي متفاوت، همچنان در حال رشد و فعاليت هستند، نظير شركت‌هاي آي بي ام يا مايكروسافت. از ويژگي‌هاي ديگر سازمان‌هاي يادگيرنده، رواني جريان اطلاعات در اين سازمان‌هاست. اين رواني، باعث افزايش دانش و رشد مديريت نيروي انساني در سازمان مي‌شود. با رشد دانش پرسنل، ميزان هوش سازمان‌ها افزون و بهره‌وري آنان ارتقاء مي‌يابد.

   از سوي ديگر در اين سازمان‌ها، كاركنان به علت آموزش‌هاي مكرر و تفويض اختياري كه به آنها مي‌شود، با ايجاد تيم‌هاي متعدد و انجام بحث‌هاي گروهي به ارتقاي اطلاعات و توانمندي خود مي‌پردازد. چنين روندي باعث مي‌شود فرهنگ بسيار قوي در سازمان حاكم و آرمان يا ديدگاه مشتركي ميان نيروي انساني و سازمان فراهم آيد.

   چنين آرمان يا ديدگاه مشترك در يك سازمان ايجاد نمي‌شود مگر در سايه يك رهبر قوي سازماني. در اين حالت، استراتژي كلي سازمان به صورت مشتركي خواهد بود. اين استراتژي از پايين به بالا تنظيم مي‌شود،‌ اطلاعات به صورت باز جريان دارد و تمامي بخش‌ها با اطلاعات و توانمندي بالايي كه به دست آورده‌اند در تعامل منطقي با يكديگر قرار مي‌گيرند.

 

سازمان یادگیرنده فرصت یادگیری برای تمامی اعضای خود را فراهم می سازد. سازمانهای یادگیرنده پیوسته در حال افزایش توانایی خود برای ساختن آینده هستند.

 

• ·        ويژگيهاي افراد در سازمان يادگيرنده[4]

1 ـ بلند نظر و ديد باز قادر به تفكر در مناسبتهاي گروهي

2 ـ نوآور ريسك پذير و ذاتا توانايي برانگيختن ديگران را دارند

3 ـ داراي مهارت بالا و توانايي رهبري

4 ـ قادر به رها كردن وابستگيهاي قديمي و ايجاد وابستگي جديد

5 ـ نگرش آنچه مي توني انجام بده بجاي كار من نيست

6 ـ بيان صادقانه اشتباهات بعنوان لازمه يادگيري و تقدير از تلاشهاي شرافتمندانه

 

هم‌چنين ويژگي‌هاي زير را مي‌توان براي سازمان هاي ياد گيرنده برشمرد:[5]

 

-  سازمانهای یادگیرنده مدام توانايي خود را صرف ساخت آينده ای بهتر مي‌كنند.

- روشهاي جديد را مي‌آموزند و راههاي قديمي انجام كار را فراموش مي‌كنند.

- در برابر مشکلات مایوس نشده و ايده هاي جديد ارائه می دهند.

- يادگيري را براي تمام اعضا تسهيل مي‌كنند و مداوم آن را انتقال مي‌دهند.

- یادگیری گروهی را تسهیل و ترغیب میکنند. « گاردنر و جولر » معتقدند: كاركناني كه از طريق گروههاي كاري كار مي كنند از كاركردن لذت بيشتري ميبرند. زيرا آنها به جاي اينكه شنونده صرف باشند فعالانه در جريان يادگيري مشاركت ميكنند و خود را مسئول يادگيري خويش مي‌دانند.

- سازمان يادگيرنده به وجود آورنده ديدگاه‌هاي جديد است.

- سازمان يادگيرنده مكاني است كه در آن افراد مرتباً توانايي خود را در جهت خلق هر آنچه كه ميل به خلق آن دارند افزايش مي دهند، مدلهاي جديد يادگيري را فراگرفته و ياد مي‌گيرند كه چگونه بياموزند.

- سازمان يادگيرنده شيوه‌هاي انجام كار را هدايت مي‌كند.

- به آموزش كاركنان اهميت مي‌دهد و  يادآور مي‌شود كه همواره علاقه‌مند فراگيري باشند.

-  بر ريسک تأكيد و از سرزنش كردن دوري مي‌كند.

-  با كاركنان ارتباط همه جانبه‌اي برقرار مي‌كند و اطلاعات لازم را به موقع در اختيارشان قرار مي‌دهد.

-  به كاركنان مي‌آموزد كه قدرت تصميم‌گيري واقع‌بينانه را در خود توسعه دهند.

-  سازمان يادگيرنده از ايده‌هاي جديد استقبال مي‌كند.

-  سازمان يادگيرنده با سرعت زياد آيين‌نامه‌ها و بخشنامه‌ها را معرفي مي‌كند.

-  سازمان يادگيرنده ارباب رجوع خود را مي‌شناسد و مستقيماً با آنها وارد گفتگو مي‌شود.

 - بازخوردهاي مثبت را به همه كاركنان به طور مستمر ارائه مي دهد و تنبيه‌ها را به حداقل مي‌رساند.

 - آگاهي و شناخت را سرلوحه‌ رشد حرفه‌اي كاركنان قرار مي‌دهد.

 - به پرونده‌ها در حداقل زمان ممكن رسيدگي مي‌كند.

 - رضايت و غرور كاركنان را تقويت مي‌كند.

-  براي پرهيز از خودمحوري قدرت را به طور تقريباً منطقي در سراسر سازمان توزيع مي‌كند.

-  بر اطلاعات مستند تكيه دارد نه بر فرضها و دهن‌بيني‌ها.

-  از تجارب خود و گذشتگان به خوبي درس مي‌گيرد و ارزش شكستها را مي‌داند.

 

• ·        قواعد كلي در سازمان‌هاي يادگيرنده

به طور كلي در سازمان‌هاي يادگيرنده پنج قاعده يا فرمان وجود دارد كه جريان تفكر سيستمي از قواعد مهم در اين سازمان‌هاست. اين پنج قاعده عبارتند از: الگوهاي ذهني، آرمان مشترك، يادگيري تيمي، قابليت فردي و در نهايت تفكر سيستمي.

   براي ايجاد تفكر سيستمي در سازمان اولين گام، جريان جزئي‌نگري و توجه به اجزاء است.

   دوم، ريشه‌يابي مرزهاي سيستم است (مرزبندي ميان تمام بخش‌ها). در تفكر سيستمي، ريشه‌ها به خوبي بررسي شده و به كمك الگوهاي پويا، تمامي علت‌ها و معلول‌ها مورد مطالعه قرار مي‌گيرد.

   يكي از زيرمجموعه‌هاي تفكر سيستمي، مرزبندي ميان بخش‌هاي يك سيستم است كه هويت سيستم در اين مرزبندي مشخص شده و ارتباط ميان سيستم و محيط در آن صورت مي‌گيرد. تمامي داده‌ها و ستاده‌ها از مرز سيستم عبور مي‌كنند و ريشه‌ مشكلات معمولاً درون مرز سيستم جاي دارند.

   زيرمجموعه ديگر، كل‌گرايي است. سيستم، كلي است متشكل از مجموعه دو يا تعداد بيشتري از اجزاء كه رفتار هر جزء بر رفتار كل اثر مي‌گذارد و وجودش بستگي به تعامل اجزاء با يكديگر دارد.

   آنچه كه در بحث ريشه‌يابي به عنوان زيرمجموعه مهم تفكر سيستمي سازمان مطرح است، شناسايي ريشه مشكلات براساس تعامل اجزاي سيستم با يكديگر است.

   اين شناسايي ممكن است براساس پويايي سيستم، اجتناب از تمركز به وقايع و يافتن اهرم مناسب براي رفع مشكلات باشد.

   رفتار بسيار مشهود و قابل توجه در سازمان‌هاي يادگيرنده اين است كه آنها با توجه به الگوهاي ذهني تكامل يافته، همواره براي كل مسائل و مشكلات خود به سه عامل تأمل، پرسش و تدافع توجه خاص دارند. اين در حالي است كه سازمان‌هاي ما بيشتر به تدافع مي‌‌پردازند تا تأمل و پرسش. بهره‌وري محور اصلي سازمان‌هاي يادگيرنده مي‌باشد.

   براي اينكه شركت‌ها زنده بمانند و در دنياي رقابت حضوري فعال داشته باشند، بايد مرتب در بالا بردن اطلاعات، دانش و توانايي خودشان كوشش كنند و بر آموزش كاركنان ارزش قائل شوند. امروزه يادگيري از تمام دوره‌هاي گذشته، اهميت بيشتري پيدا كرده است. امروز بايد فكر كردن و ايده دادن كل سازمان را شامل شود. اين ديگر صحيح نيست كه در بالاي سازمان فكر كنند و ايده دهند و در سطوح پائين عمل كنند. بلكه فكر كردن و عمل كردن مربوط به كليه كاركنان در سطوح مختلف سازمان است.

   رهبران سازمان‌هاي يادگيرنده، مسئوليت ايجاد امكانات و شرايط يادگيري را در سازمان دارند، كاركنان بايد به طور مستمر در يادگيري و بالا بردن دانش خود دخالت داشته باشند.

   مديريت‌هاي سنتي، ديگر جوابگوي سازمان‌ها با توجه به تحولات شرايط محيطي نيستند، بلكه سازمان‌ها بايد روي نوآوري و خلاقيت تأكيد داشته باشند.

   نكته مهم در سازمان‌هاي يادگيري، نوع و نقش رهبري است. رهبران اين سازمان‌ها تفكر سيستمي دارند، كمتر روي موضوعات روزمره تأكيد دارند و بيشتر روي روندها و عواملي كه موجب تغييرات و تحولات مي‌شوند، تأكيد مي‌كنند.

   در بلند مدت، عملكرد عالي بستگي به آموختن عالي دارد. رهبران سازمان‌هاي يادگيرنده، مسئول بهبود مستمر بوده و شرايط را براي بالا بردن توانائي‌هاي كاركنان فراهم مي‌سازند.

   رهبران سازمان‌هاي يادگيرنده، ضمن اين كه از نظراتشان با استدلال حمايت مي‌كنند، از كاركنان سازمان نيز مي‌‌خواهند آنها هم در ارائه نظرات مشاركت نمايند و آنها را تشويق مي‌كنند كه اگر ايده، نظر و يا اطلاعات متمايزي داشته باشند، ارائه نمايند و كوشش مي‌كنند نظرات ديگران را بفهمند، به جاي اينكه فقط روي نظرات خودشان تأكيد داشته باشند.

   سازمان‌هاي يادگيرنده كاركنانشان را تشويق مي‌كنند كه مهارت‌هاي فردي، گروهي و كيفيت كار خود را بهبود دهند. آنها از تجربيات خودشان و ديگران كه ممكن است مفيد يا منفي باشد، استفاده مي‌كنند. افراد با مهارت‌ها و ارزش‌هاي كارشان مورد تحسين واقع مي‌شوند و تمام عقايد و پيشنهادها قابل توجه و احترام است.

   در دنياي گسترده اطلاعات امروز، دانش جديد يك كالاي باارزش محسوب مي‌شود.

   پيتر دراكر از صاحب‌نظران بنام رشته مديريت گفته است: «جوهر مديريت اين است كه دانش كاربردي كار مؤثر ايجاد نمايد.»

   كاربرد دانش، توانايي بكارگيري آن است. به عبارت ديگر مهارت‌ها، معلومات و رفتار براي انجام كار و اثبات تبحر به كار گرفته مي‌شوند و توانايي در به كارگيري آموخته‌ها موجب افزايش تبحر مي‌شود لذا دانش جديد به تبحر سازماني به عنوان بخشي از سازمان‌هاي يادگيرنده نياز دارد كه روي مهارت‌ها و توانائي‌ها، نه فقط روي دانش و اطلاعات متمركز مي‌شوند، داراي بينش محدودي هستند.

 

• ·        راهكارهايي جهت تقويت سازمان‌هاي يادگيرنده[6]

- توجه و اهميت به بهبود سيستم فعاليت‌ها.

- بهينه‌سازي منابع نيروي انساني و ارتقاي كيفي افراد.

- توجه به دانش كاري افراد به عنوان نقطه شروع بهبود بهره‌وري و ارتقاي كيفي توليد و خدمات.

- آموزش سيستمي كاركنان.

- سرمايه‌گذاري و تخصيص بودجه قابل توجه به تربيت و پرورش مغزهاي متفكر و مبتكر.

- ايجاد فرصت‌هاي آموزشي به منظور تقويت و نمو استعدادها و خلاقيت‌ها.

- ايجاد فرصت‌هاي آموزشي گسترده به منظور فراهم آوردن موجبات رشد و پرورش كاركنان.

- استفاده از آموزش نه تنها به معناي يادگيري جديد بلكه براي تأثير آن بر بهبود روند كار كاركنان.

- حمايت از آموزش واحدهاي مختلف سازمان.

- انتقال و اجراي سريع يادگيري ساير شركتها به داخل سازمان.

- حمايت و يادگيري ايده‌هاي خوب و كارهاي موفق ساير بنگاه‌ها.

- توجه بيشتر به بعد انساني مديريت.

- تقويت انگيزه كاركنان.

- پرورش و ترويج فرهنگ چشم‌انداز و سرنوشت مشترك.

- احترام به كاركنان.

- پرورش و ترويج تفكر استراتژيك مشاركتي و تعاملي كاركنان.

- توجه بيشتر به خلاقيت و نوآوري همه جانبه نيروي كار.

- گرايش بيشتر به شايسته سالاري.

- تقويت ارزش‌هاي خانوادگي نيروي كار.

- كوچك‌سازي/ مناسب‌سازي نيروي كار (به ويژه به دلايل ناامني اقتصادي و رقابت جهاني).

- انساني شدن محيط‌هاي كاري.

- تشويق معنوي و مادي كاركنان.

- مكانيزه شدن مشاغل.

- توجه به مقررات و ملاحظات جديد زيست محيطي/ استفاده بهينه‌تر از محيط زيست.

- استفاده از آموزش به عنوان يكي از زيرساخت‌هاي عمده و مهم بهره‌وري فردي و سازماني.

- استفاده از آموزش براي افزايش توان كاركنان موجود و ارتقاي آنان و كاهش تأمين نيروي انساني از منابع خارجي كه نوعي ناكامي مديريت تلقي مي‌شود.

- قرار دادن آموزش و پرورش نيروي انساني در صدر اولويت‌هاي سازماني.

- استفاده از آموزش به عنوان عامل اصلي تأمين قابليت‌ها و صلاحيت‌هاي علمي و تخصصي و توانايي‌ها - مهارت‌هاي فني و حرفه‌اي كاركنان.

- توجه به تحولات علمي، تكنولوژيكي (پيچيده‌تر شدن تكنولوژي).

- توسعه اتوماسيون.

- تأكيد بر تحولات و پيشرفت‌هاي ارگونومي.

- داشتن ساعات شناور كاري/ حذف محدوديت‌هاي زماني كار.

- مجازي شدن محيط‌هاي كاري، عدم وابستگي كار با مكان.

- رشد توانايي‌ها و قابليت‌هاي كاركنان.

- توجه و اهميت به نظام مديريت مشاركتي.

- تخصصي‌تر شدن كارها.

- توجه به موضوعات جديد مديريتي.

- حذف مقررات دست و پاگير.

- افزايش مديريت غيرمتمركز.

- تفويض اختيار و بروز خلاقيت.

- توسعه نظام‌هاي مديريتي نوين.

- افزايش رقابت و كاهش هزينه توليد.

- تنوع محصولات.

- تحول ساختارهاي سازماني.

- تقويت و افزايش قابليت‌هاي سازمان.

 

• ·        جمع‌بندي

سازمان‌هاي يادگيرنده به طور مستمر در پي افزايش قابليت‌هاي خود در زمينه خلاقيت، نوآوري و تحول هستند كه عمدتاً از طريق آموزش و بهره‌ور ساختن نيروي انساني ميسر مي‌گردد. حال بايد ديد آيا سازمان شما واقعاً يك سازمان يادگيرنده است؟ و اگر اين گونه هست، چگونه آن را ارزيابي و چه پيشنهادهايي براي بهبود آن داريد؟

برچسب‌ها: سازمانهای یادگیرنده ما زنان مدیر کارآفرین...